【株式会社Timers】リードインから請求管理まで、業務プロセスを一気通貫で管理｜diver導入事例

そんなTimers社は2022年12月より、SaaSを活用したワークフローの構築・提供サービス『diver』を利用し、SalesOpsを実装。データ活用による業務プロセスの改善と効率化に成功しました。

今回は、Timers社がdiverを利用するに至った背景や実装の流れ、生まれた成果について、同社でSalesOps構築プロジェクトを推進した植木様に伺いました。

株式会社Timers 公式サイト

https://timers-inc.com/

組織の力を発揮するには、データ活用が不可欠だった

diverの利用をご検討いただくようになった経緯についてお聞かせください。

diverの利用を検討するようになったのは、ちょうど弊社が営業部門の効率化を検討しはじめた時期でした。当時はスプレッドシートを活用して営業管理をしていたものの、営業部門の能力を最大限活用するための業務フローはまだ確立されておらず、営業プロセスの標準化や業務の仕組み化を進めるためのリソースも不足していました。

SalesOpsを整備する前は営業担当者個人の能力と努力に依存していた部分も大きかったです。お客様へのアプローチから、商談、提案、成約に至るまでの一連の流れを営業担当者が1人で担当していた時期もありました。当時は組織としての力を十分に発揮できていない状況だったといえます。

組織力の向上が課題だったのですね。個の力に依存した営業では、具体的にどのような問題が起きていたのでしょうか？

契約数が増えていくなかで、営業業務のリソース不足という問題に直面しました。

ここ2年ほどの間で、お客様からのご相談件数、契約数、稼働案件は順調に増加していたのですが、それに伴ってスプレッドシートへの入力データの量も一気に増えたんです。その結果、入力ミスや抜け漏れが目立つようになりました。

同時に、営業活動に注力しようとすると、どうしてもデータ入力のような事務作業は後回しになってしまうという問題にも頭を悩ませていました。担当者個人の視点で考えれば、この優先順位の付け方は正しいのですが、事業を発展させていくためにはデータ活用が欠かせません。このようなジレンマに陥ったことで「現状の体制や仕組みのまま営業活動を続けてよいのか？」という疑問が生まれ、オペレーションを大きく変える必要性を感じるようになりました。

diverを利用しようと思った決め手は何でしたか？

まず魅力を感じたのは、担当者の方がSaaSを徹底的に研究されている点でした。私自身も情報システムに関わる人間としていろいろなSaaSに触れてきましたが、Merさんほど幅広いサービスの知識は持ち合わせていません。的確かつ中立的な立場で弊社に合ったサービスを担当の澤口さんにご提案いただいたおかげで、あらゆる選択肢の中からベストな解決策を選べたと感じています。

自社で複数のSaaSを選定・構築・連携させようとすると、半年〜1年単位の時間を要することも珍しくありません。しかし、Merさんのサポートがあれば、長くても3ヶ月程度で環境が整います。

このように、Merさんの豊富な知見をもとに最速でSalesOps環境を構築していただけることがサービスを利用する決め手となりました。

リードインから請求管理までの一連の流れを効率的に管理

SalesOpsの実装に向けて、Merとはどのように連携を取られましたか？

ワークフローの構築に向けた流れとしては、まず弊社の現状の業務やドキュメントについての情報共有から取り組みを始めました。その情報を基に、Merさんから理想的な業務フローと、その実現に向けて導入するべきSaaSをご提案いただき、弊社にとって最適なSalesOpsに関する議論を進めていきました。ツールを使うこと自体を目的とするのではなく、弊社が実現したいこと、つまりゴールから逆算して適切な環境をご提案をしていただいたため、議論が非常にスムーズに進んだと感じています。

要件定義が完了した後は実際の構築フェーズに入り、ご相談から3ヶ月後には初期運用を開始する準備が整いました。

diverで実装したSalesOpsの全体像について詳しく教えてください。

CRMツールのPipedriveと稼働時間管理のためのAirtableを軸に、Google WorkspaceやLeadPool、Slackなどを連携させたSalesOps環境を整備していただきました。また、マネーフォワードクラウドも連携させることで、請求管理や請求書発行にもPipedrive上のデータを活用できる仕組みを構築いただきました。案件クローズ後、請求書を発行する場合のデータの流れは次の通りです。

1. データソースとなるPipedriveから必要な案件先や契約データをAirtableにコピー
2. 請求の根拠となる情報をAirtableに自動で連携
3. Airtableのデータを基に月次の精算処理を行い、マネーフォワードクラウドで請求書を発行
4. 請求書データの一部をPipedriveに書き戻す

このように、複数のツールを連携させることで、リードインから請求管理、売上までの一連のプロセスを効率的に管理できる環境が整いました。

SalesOpsという枠組みを超えて、業務全体の流れを再構築したのですね。

その通りです。担当いただいた澤口さん、白井さんには弊社の業務について深くご理解いただいた上で、踏み込んだご提案をいただけたので、とても助かりました。

営業業務だけにとどまらず、リードインから請求書発行、経理への連携に至るまでの業務フロー上のボトルネックを見つけ出し、再構築する過程では、私自身も初めて耳にするようなSaaSを多数ご紹介いただき、勉強にもなりました。

ほかに、担当者の支援に関して印象に残っていることはありますか？

弊社内でもシステムを難なく使いこなせるように、構築と同時進行でツールの活用に関するレクチャーを進めていただいたことが印象に残っています。

定期的なミーティングの場では、ノーコード・ローコードツールに関する知識や、構築中のシステム内のどこにどのようなデータが置いてあるのかなど、必要な情報を積極的に共有してくださいました。また、こちらの質問にも丁寧に回答いただけたのでありがたかったです。実装までの3ヶ月間できちんと知識を蓄えられたおかげで、初期構築後は最初から不自由なく社内でのツールを運用することができました。

ノンコア業務の負荷削減により、営業のキャパシティが向上

diverによるSalesOps実装後、どのような成果が得られましたか？

実装したアラート機能や入力の自動化によって、当初の課題だった営業データ入力のミスや負担は大幅に削減されました。

また、稼働時間の集計業務と請求業務の工数削減も実現できました。以前は、業務委託でご協力いただいている方々の稼働状況についても、営業データと同様にスプレッドシートで集計・管理していました。さらに、業務委託の方から請求書を発行いただいた後には、スプレッドシートの情報と請求書の内容を照合して会計に連携するという煩雑な作業が発生していたんです。ご協力いただく方が数百人規模になると、毎月大量の請求書を期日までに回収しきり、チェックするのにかなりの労力と時間を要していました。

しかし現在では、請求の根拠となる稼働時間をAirtableに取り込み、月単位・クライアント単位の稼働時間を集計できるようになりました。さらに、会計システムとの連携により、業務委託の方から請求書を送付いただくのではなく、弊社側から支払通知書を送付できる体制も整いました。請求書の回収・指摘や突き合わせの業務が必要なくなったことで、会計業務の労力・時間は大幅に削減されました。

SalesOpsの実現が収益に貢献したという実感はありますか？

直接的に収益に貢献するような業務改善も進んでいます。

以前は、本来クライアントに向き合うことに集中するべき営業担当者が、会計業務や契約手続きなどの業務に追われてしまう状況でした。しかし、SalesOpsの実装により業務プロセスが可視化されたことで、それぞれの業務を分解・整理して考えられるようになりました。その結果、コア・ノンコア業務を明確に区別し「この業務は人力でおこなう必要がないから自動化しよう」「この仕事は営業アシスタントに委任しよう」といった具体的な改善策を検討できるようになりました。

ノンコア業務の負荷を最小限に抑えることで、営業担当者のキャパシティは向上し、お客様と向き合う時間を増やすことができました。これにより、営業担当者の人数を増やすことなく売上を伸ばすことに成功し、利益率が向上しています。

ツールの力を信じ抜くことが成功の鍵を握る

diverをどんな企業におすすめしたいですか？

まず、SalesOpsを実装するための知見を最速で得たい企業におすすめしたいです。特に、業務フローがまだ整理されておらず「どこでどのようにシステムを使えばいいのかがわからない」といった状況からゼロベースで取り組みを始めたい企業にとって、diverは非常に頼りになるサービスです。

また、既存の業務にツールをあてはめるのではなく「我々の業務はこのシステムに合わせるんだ」と腹をくくり、躊躇なく新しいシステムを取り入れられる企業であれば、diverの利用によって満足のいく結果を得られるのではないかと思います。

新たなツールの導入に向けては、もちろん十分に検討を重ねた上での意思決定が必要となります。とはいえ「自社で使いこなせるだろうか」「上手くいくだろうか」と半信半疑でツールを導入してしまうと、新たなプロセスが定着する前の段階で「工数が増えた」と判断してしまったり、使いこなさないまま放置したりすることが起きてしまいます。

「必ず業務を効率化させる」「売上を増やす」という強い意志を持ち、世の中でうまく行っている仕組みの力を最後まで信じ抜くことが、SalesOps実装の成功の鍵を握るポイントになってくると思います。